Pripreme za razvoj softvera(4)

Često smo primorani praviti prezentacije u PowerPointu za posao ili za fakultet. Najbolji način za oduševiti profesora/šefa je staviti hrpu sličica i teksta na prezentaciju, ukrasiti ju šarenim bojama i dodati što više efekata i to je to. NE! Prezentacija bi trebala biti pomoćno sredstvo pomoću kojeg trebate poboljšati svoje izlaganje, ona nikako ne treba biti glavni način širenja informacije.

Kroz obrazovanje ali i kroz različita poslovna predavanja imali ste sigurno prilike gledati, slušati ali i držati prezentacije. Sigurno je bilo svakakvih. Od suhoparnog čitanja sa papira, prepričavanja sadržaja onoga što vidimo na platnu pa do savršeno sređenih prezentacija, tempiranih do u sekundu.

Ustvari možda i niste, možda je baš sada radite svoju prvu prezentaciju a niste prije toga vidjeli niti jednu. Nije bitno. Kako bi prezentacija ispunila svoju svrhu prilikom njenog pravljenja trebali bi imati na umu nekoliko smjernica:
1. Prezentacija treba biti pomagalo ne fokus! Imajte na umu kako pozornost publike nikako ne treba biti na platnu i na tekstu koji je tamo napisan. Želite da prate vas i ono što im vi želite reći. Prezentacija je tu samo kako bi bolje dočarala vašu poantu te naglasila neke bitne stvari.
2. Manje je više Kako u modi tako i u prezentacijama. Nema potrebe za stavljanjem baš svega što želite reći na prezentaciju. Ukoliko je sav tekst na prezentaciji nitko neće slušati što govorite nego će čitati s prezentacije a vi im u tom trenutku apsolutno ništa ne značite. Ukoliko je nužno za publiku da na kraju ima negdje zapisano sve to što ste vi govorili pripremite materijal koji ćete im podijeliti.
3. Duga je šarena, a vaša prezentacija nije! Većina djevojaka obožava roza boje, vole šaroliko, živahno. Odlično, ali ne i za prezentaciju. Tema odnosno dizajn prezentacije nikako ne treba biti njen najupečatljiviji dio. Dvije boje su sasvim dovoljne. Najbolje je naći neku od već postojećih tema unutar PowerPointa te se držati nje.
4. Kontrast Neke boje možda izgledaju odlično na monitoru u vašoj sobi ili na radnom mjesto međutim vrlo je mala vjerojatnost da će tako izgledati i u sali za sastanke ili predavaonici. Količina osvjetljenja i kvaliteta projektora zasigurno utječu na prikaz vaše prezentacije. Ono što je izgledalo odlično kada ste to pokazivali kolegi u svom uredu sada se jedva vidi jer ona tamno plava slova na crnoj pozadini sad su ustvari stopljena u potpunosti. Držite se jakih kontrasta i boja koje nisu ni malo slične. Koristite „jače“ boje umjesto pastelnih za slučaj jače osvijetljene prostorije.
5. Veličina je važna Morate biti svjesni kako će vašu prezentaciju promatrati ljudi sa puno veće udaljenosti od one s koje ste ju vi gledali kada ste ju pravili. Koristite velika slova, nemojte biti škrti s prostorom. Bitno je da ono što stavite na prezentaciju vidi i osoba iz zadnjeg reda dvorane.
6. Efekti Za efekte vrijedi pravilo kao i kod količine teksta – ne pretjerivati. Prezentacija treba biti efektna, publika treba doživjeti promjene kartica i osjetiti što želite naglasiti ali nema potrebe za 30 različitih efekata ulijetanja teksta. Odaberite jedan ili dva načina na koji se izmjenjuju kartice (slideovi) i još dva efekta koja koristite za tekst i grafiku na prezentaciji. Jedan efekt koristite stalno a drugi ukoliko nešto baš želite naglasiti.
7. Vizualizacija Kada baratate s brojkama i postotcima pokušajte ne stavljati sve u obliku tablica na prezentaciju. Koristite se grafovima. Što su razumljiviji to je bolje jer će vaša publika lakše uočiti što im želite reći.
8. Izbjegavajte suhoparnost Sigurno je tema koju obrađujete ozbiljna i ne želite se doimati kao neozbiljna osoba međutim to ne znači da se morate suzdržati od ikakvih slika. Ubacite povezane slike, koristite se Internetom i bogatstvom izvora. Slika je ponekad najjednostavniji način za objašnjenje – ne kaže se uzalud kako vrijedi 1000 riječi.
9. Natuknice bolje nego tekst Iako vam se čini kako je baš taj odlomak i komad teksta bitan vjerujte da nije. Najvažniji dio teksta napišite u obliku natuknice a ostatak ispričajte. Želite da slušaju vas, ne da čitaju.
10. Dio po dio vs. odjednom Način na koji ćete prikazivati sadržaj vaše prezentacije donekle ovisi i o svrsi prezentacije. Ukoliko se na njoj nalaze podatci kojima želite šokirati odnosno ostaviti utisak na publiku – prikazujte dio po dio. Tako ćete pri svakom novom podatku dobiti reakciju i držati pozornost publike. Ukoliko se radi o podatcima odnosno natuknicama, grafovima, slikama i sličnom što samo po sebi ne treba izazvati efekt a vi ćete ih kasnije objašnjavati – prikažite ih u cijelosti. Važno je da ukoliko stavljate sve odjednom ostavite publici vremena da pročita sadržaj svake nove kartice jer dok to ne naprave nećete imati njihovu pozornost.
11. Crni ekran Iako ovo prakticira vrlo mali broj predavača morate znati da je dozvoljeno „ugasiti“ prezentaciju odnosno prikazati crni ekran ukoliko želite svu pozornost publike preusmjeriti na sebe ili nešto drugo. Ovo je tehnika koju koriste profesionalni predavači kada dođu do teme koju žele raspraviti s publikom ili prilikom pitanja i odgovora.
12. Ovladavanje prostorom ukoliko imate vremena dobro je proučiti prostoriju u kojoj čete držati prezentaciju. Ukoliko nemate priliko to odraditi ranije, dovoljno je doći i pola sata ranije kako biste vidjeli raspored prostorije te si isplanirali predavanje. Važno je da ne zaklanjate prikaz prezentacije kada želite prikazati na njoj nešto važno i kada pozornost publike treba biti na njoj. Osim toga važno je i da kada želite pozornost na sebi imate mjesta istupiti ispred prezentacije. Ovo je naročito dobra tehnika kada se nalazite u većim dvoranama i kada se iza vas nalazi veliko platno. Tada dolaskom skoro do publike osvajate svu pozornost.